1. Nguyên tắc xác định tỷ giá và tài khoản sử dụng

Trong phạm vi các giao dịch được hướng dẫn dưới đây, chênh lệch tỷ giá thường được xử lý như sau:

• Lãi tỷ giá: ghi Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
• Lỗ tỷ giá: ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính.

Trường hợp đặc biệt được theo dõi trên TK 413 được trình bày riêng tại mục 7.

1.1. Tỷ giá giao dịch thực tế theo Thông tư 99

Theo mục 1.2.1 phần hướng dẫn TK 413, tùy đặc điểm và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được lựa chọn:

• Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
• Tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá trung bình nêu trên tại ngày giao dịch.

Tỷ giá trung bình = (Tỷ giá mua chuyển khoản + Tỷ giá bán chuyển khoản) / 2

Tỷ giá xấp xỉ phải đáp ứng đồng thời:

• Chênh lệch không vượt quá ±1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch.
• Không ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Có thể xác định tỷ giá xấp xỉ theo ngày, tuần hoặc tháng trên cơ sở trung bình cộng tỷ giá mua và bán chuyển khoản hằng ngày, nhưng vẫn phải đáp ứng các điều kiện trên.

Nếu ngân hàng không công bố tỷ giá ngoại tệ phát sinh, doanh nghiệp được chọn đồng tiền trung gian để quy đổi; phải áp dụng nhất quán, thuyết minh căn cứ lựa chọn và cách quy đổi.

Riêng mua, bán ngoại tệ với ngân hàng: mục 1.4.1 quy định dùng tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ, gồm giao ngay, kỳ hạn, tương lai, quyền chọn và hoán đổi.

Căn cứ: mục 1.2.1 và mục 1.4.1, TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái, Phần B Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC.

1.2. Tỷ giá ghi sổ và thời điểm áp dụng

Tỷ giá ghi sổ được xác định theo phương pháp đích danh hoặc bình quân gia quyền phù hợp. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng từng loại ngoại tệ, tài khoản và đối tượng công nợ.

Lưu ý: Tỷ giá dùng ghi sổ kế toán và tỷ giá xác định nghĩa vụ thuế cần được đối chiếu theo quy định tương ứng; không tự động đồng nhất trong mọi trường hợp.

2. Hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ

Các bút toán tại mục này áp dụng khi doanh nghiệp lựa chọn tỷ giá ghi sổ cho bên Có tài khoản tiền, bên Có khoản phải thu và bên Nợ khoản phải trả, với các ngoại lệ về ứng trước, nhận trước được trình bày riêng.

Trong bút toán có cả TK 515 và TK 635, doanh nghiệp chỉ ghi khoản lãi hoặc lỗ thực tế phát sinh. Các tài khoản tài sản, chi phí được lựa chọn theo bản chất nghiệp vụ.

2.1. Mua vật tư, hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ và thanh toán ngay bằng ngoại tệ

Giá trị tài sản hoặc chi phí được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch; số ngoại tệ xuất quỹ hoặc xuất tài khoản được ghi theo tỷ giá ghi sổ.

Ví dụ: Mua hàng trị giá 10.000 USD, tỷ giá thực tế 25.500 đồng/USD, tỷ giá ghi sổ TK 112 là 25.200 đồng/USD. Bỏ qua thuế và chi phí khác:

Khoản lãi 3 triệu đồng là chênh lệch giữa giá trị hàng mua được ghi nhận và giá trị ghi sổ của ngoại tệ đã chi.

2.2. Mua chịu, vay hoặc nhận nợ bằng ngoại tệ

Khi mua hàng, tài sản, dịch vụ chưa thanh toán, kế toán ghi nhận tài sản, chi phí và khoản phải trả theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch:

Khi nhận tiền vay bằng ngoại tệ:

Đối với nhận nợ nội bộ, sử dụng tài khoản công nợ nội bộ tương ứng. Việc cùng ghi nhận hai bên theo một tỷ giá tại thời điểm ban đầu không tự tạo ra lãi hoặc lỗ tỷ giá.

2.3. Ứng trước tiền cho người bán bằng ngoại tệ

Khi ứng trước:

Khi nhận hàng, tài sản hoặc dịch vụ: tách phần đã ứng trước và phần còn phải trả để xác định tỷ giá.

Bút toán ghi nhận:

Phần đã ứng trước giữ tỷ giá của ngày ứng trước. Nếu ứng trước nhiều lần, cần theo dõi phần giá trị tương ứng từng lần để xác định đúng số tiền ghi nhận.

Các dòng thuế GTGT trong bài là bút toán khái quát. Thuế GTGT hàng nhập khẩu và những nghiệp vụ thuế đặc thù phải hạch toán theo chứng từ, tài khoản thuế tương ứng,

2.4. Thanh toán khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ

Khi trả nợ người bán, nợ vay, nợ thuê tài chính hoặc khoản phải trả khác:

Ở phương pháp này, kế toán so sánh giá trị ghi sổ của khoản nợ được tất toán với giá trị ghi sổ của số ngoại tệ dùng trả nợ.

2.5. Ghi nhận doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ

Với phần không liên quan đến tiền khách hàng trả trước, ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh doanh thu, thu nhập:

TK 511 và TK 711 được lựa chọn theo bản chất khoản thu; thuế GTGT được xác định theo quy định áp dụng cho giao dịch.

2.6. Nhận trước tiền của khách hàng bằng ngoại tệ

Khi nhận tiền: áp dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước.

Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, thu nhập:

• Phần tương ứng với tiền đã nhận trước: áp dụng tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước.
• Phần chưa thu tiền: áp dụng tỷ giá thực tế tại ngày ghi nhận doanh thu, thu nhập.

Nhận tiền trước chưa đồng nghĩa với việc được ghi nhận ngay toàn bộ doanh thu.

2.7. Thu hồi khoản phải thu bằng ngoại tệ

Khi khách hàng hoặc đối tượng khác thanh toán nợ:

Nếu giá trị tiền nhận về lớn hơn giá trị ghi sổ của khoản phải thu được tất toán, doanh nghiệp phát sinh lãi tỷ giá; trường hợp ngược lại phát sinh lỗ.

2.8. Cho vay, đầu tư bằng ngoại tệ

Khi chi ngoại tệ để cho vay hoặc đầu tư:

Tài khoản đầu tư được chọn theo hình thức đầu tư và mối quan hệ với đơn vị nhận vốn. Việc chi ngoại tệ để đầu tư không có nghĩa mọi khoản đầu tư đó đều được đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ; phải xác định khoản đầu tư có thuộc khoản mục tiền tệ hay không.

2.9. Ký quỹ, ký cược bằng ngoại tệ

Khi mang tiền đi ký quỹ, ký cược:

Khi nhận lại tiền ký quỹ, ký cược:

3. Ví dụ hạch toán ứng trước, nhận hàng và thanh toán bằng ngoại tệ

Doanh nghiệp mua hàng trị giá 10.000 USD, ứng trước 4.000 USD. Các tỷ giá giả định:

Giả định không có đánh giá lại công nợ giữa các thời điểm; bỏ qua thuế, phí và các chi phí mua hàng khác.

Bước 1. Ghi nhận khoản ứng trước

Bước 2. Ghi nhận hàng mua

Giá trị hàng hóa gồm phần đã ứng trước 101.200.000 đồng và phần còn nợ 6.000 × 25.500 = 153.000.000 đồng.

Sau khi bù trừ khoản ứng trước, TK 331 còn dư Có 153.000.000 đồng, tương ứng 6.000 USD.

Bước 3. Thanh toán số nợ còn lại

Điểm cần nhớ: Giá trị hàng mua là 254,2 triệu đồng. Không quy đổi toàn bộ 10.000 USD theo tỷ giá ngày nhận hàng và không điều chỉnh giá trị hàng mua theo tỷ giá của lần thanh toán sau.

4. Trường hợp dùng tỷ giá thực tế cho cả bên tăng và bên giảm

Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế cho bên Có tài khoản tiền, bên Có khoản phải thu và bên Nợ khoản phải trả, chênh lệch tỷ giá được xác định tại từng giao dịch hoặc định kỳ theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.

4.1. Khoản mục không còn số dư nguyên tệ cuối kỳ

Doanh nghiệp phải xử lý hết phần chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ còn chưa ghi nhận.

Nếu là lãi:

Nếu là lỗ:

Cần kiểm tra từng khoản mục chi tiết để tránh tình trạng đã hết nguyên tệ nhưng vẫn còn số dư quy đổi chỉ do chênh lệch tỷ giá.

4.2. Khoản mục còn số dư nguyên tệ cuối kỳ

Sau khi xác định chênh lệch phát sinh trong kỳ theo phương pháp đã chọn, phần chênh lệch đánh giá lại được tính theo hướng dẫn tại mục 4.1.2 của TK 413:

Chênh lệch đánh giá lại = Số dư nguyên tệ × (Tỷ giá cuối kỳ − Tỷ giá bình quân gia quyền cả kỳ)

Với tài sản tiền tệ, kết quả dương thường là lãi, kết quả âm là lỗ. Với nợ phải trả, chiều xác định lãi, lỗ ngược lại. Tỷ giá cuối kỳ phải được chọn đúng ngân hàng như mục 5.

5. Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ

5.1. Chọn tỷ giá của ngân hàng nào

Nếu doanh nghiệp có tài khoản ngoại tệ tại nhiều ngân hàng, cần xác định tỷ giá đánh giá lại cho từng tài khoản tiền gửi không kỳ hạn theo đúng ngân hàng mở tài khoản.

5.2. Bút toán đánh giá lại tiền gửi ngoại tệ

Nếu phát sinh lãi:

Nếu phát sinh lỗ:

Ví dụ: Cuối năm còn 20.000 USD, giá trị ghi sổ TK 112 là 510 triệu đồng. Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình cuối năm tại ngân hàng mở tài khoản là 25.350 đồng/USD.

Giá trị sau đánh giá lại: 20.000 × 25.350 = 507 triệu đồng. Doanh nghiệp ghi nhận lỗ 3 triệu đồng:

5.3. Bút toán đánh giá lại các khoản mục tiền tệ khác

Nếu phát sinh lãi:

Nếu phát sinh lỗ:

Chỉ đánh giá lại phần thuộc khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Khoản ứng trước để nhận hoặc giao hàng thường không thuộc diện này; nếu có bằng chứng chắc chắn phải hoàn lại bằng ngoại tệ thì xem xét theo bản chất khoản mục tiền tệ. Phần nợ phải thu đã trích lập dự phòng khó đòi không được đánh giá lại.

5.4. Trình bày chênh lệch tỷ giá trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Chênh lệch do đánh giá lại cuối kỳ được trình bày theo số thuần giữa tổng lãi và tổng lỗ đánh giá lại.

Ví dụ: tổng lãi đánh giá lại 12 triệu đồng, tổng lỗ đánh giá lại 8 triệu đồng thì số trình bày là lãi thuần 4 triệu đồng. Kế toán vẫn cần bảng theo dõi chi tiết từng khoản để đối chiếu sổ sách và xử lý thuế.

6. Lỗ chênh lệch tỷ giá có được trừ khi tính thuế TNDN

Hạch toán vào TK 635 chưa đủ để kết luận khoản lỗ được trừ. Theo khoản 16 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, lỗ đánh giá lại cuối kỳ tính thuế của tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển và nợ phải thu ngoại tệ không được trừ; quy định này không áp dụng đối với nợ phải trả ngoại tệ, có nghĩa là lãi lỗ do đánh giá lại khoản phải trả thì không loại trừ khi tính thuế.

Với ví dụ lỗ đánh giá lại TK 112 là 3 triệu đồng tại mục 5.2, doanh nghiệp vẫn ghi nhận chi phí kế toán, đồng thời điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tương ứng khi lập tờ khai quyết toán 03/TNDN.

Chiều ngược lại, lãi đánh giá lại cuối năm của nhóm tiền và nợ phải thu nêu trên không thuộc khoản chênh lệch tỷ giá tính thuế theo điểm h khoản 2 Điều 3 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; nếu đã ghi nhận vào lợi nhuận kế toán, cần đối chiếu để điều chỉnh giảm tương ứng.

Không áp dụng cách loại trừ này cho mọi lãi, lỗ tỷ giá. Phải tách chênh lệch phát sinh trong kỳ với chênh lệch đánh giá lại cuối năm, đồng thời phân biệt tài sản tiền tệ và nợ phải trả.

7. Khi nào chênh lệch tỷ giá được theo dõi trên TK 413

Trong phạm vi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ cuối kỳ, Thông tư 99 quy định trường hợp đặc biệt đối với doanh nghiệp:

• Do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;
• Thực hiện dự án, công trình trọng điểm quốc gia gắn với nhiệm vụ ổn định kinh tế vĩ mô, an ninh, quốc phòng;
• Được pháp luật về doanh nghiệp nhà nước cho phép treo lãi, lỗ đánh giá lại trong giai đoạn trước hoạt động.

Khi đáp ứng điều kiện:

• Lãi đánh giá lại: phản ánh bên Có TK 413.
• Lỗ đánh giá lại: phản ánh bên Nợ TK 413.

Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, kết chuyển hoặc phân bổ theo quy định:

Doanh nghiệp không thuộc trường hợp được phép nêu trên ghi nhận chênh lệch đánh giá lại vào TK 515 hoặc TK 635 theo hướng dẫn tương ứng.

8. Câu hỏi thường gặp về hạch toán chênh lệch tỷ giá

Ứng trước toàn bộ tiền hàng thì khi nhận hàng dùng tỷ giá nào

Phần giá trị hàng hóa tương ứng với toàn bộ khoản đã ứng trước áp dụng tỷ giá thực tế tại ngày ứng trước. Nếu ứng trước nhiều lần, theo dõi phần giá trị tương ứng từng lần.

Thanh toán nợ bằng ngoại tệ có luôn dùng tỷ giá thực tế ngày trả tiền không

Không. Với phương pháp dùng tỷ giá ghi sổ tại mục 2, bên Nợ khoản phải trả và bên Có tiền đều dùng tỷ giá ghi sổ tương ứng. Nếu doanh nghiệp lựa chọn phương pháp dùng tỷ giá thực tế, thực hiện xử lý chênh lệch theo mục 4.

Đánh giá lại tiền gửi ngoại tệ có dùng tỷ giá ngân hàng thường xuyên giao dịch không

Riêng tiền gửi không kỳ hạn, sử dụng tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng nơi mở tài khoản tiền gửi. Hai ngân hàng có thể trùng nhau, nhưng căn cứ lựa chọn phải đúng.