5 lưu ý kế toán thuế ngày 08/11/2026: Tiền mặt, KPI và phụ cấp

Ngày 3/30 – Chuỗi 30 ngày liên tiếp chia sẻ lưu ý kế toán thuế

Tiền mặt tồn ảo, tạm ứng kéo dài, tiền chậm nộp thuế và cách xử lý lương KPI là những vấn đề kế toán cần rà soát thường xuyên. Bài viết hôm nay tổng hợp 5 lưu ý kế toán thuế giúp doanh nghiệp kiểm tra số liệu và chuẩn bị hồ sơ phù hợp với bản chất giao dịch.

1. Tiền mặt tồn ảo có thể dẫn đến rủi ro thuế

Tiền mặt tồn ảo là tình trạng số dư tiền mặt trên sổ kế toán lớn hơn số tiền thực tế doanh nghiệp đang nắm giữ. Nguyên nhân có thể đến từ khoản: chi chưa ghi sổ, nghiệp vụ hạch toán sai hoặc số liệu đầu kỳ chưa được đối chiếu.Góp vốn ảo, vay sử dụng không đung mục địch, rút lợi nhuận nhưng không hạch toán v.v…

Số dư tiền mặt lớn không tự động đồng nghĩa với vi phạm thuế. Rủi ro xuất hiện khi doanh nghiệp không giải thích được chênh lệch, thiếu chứng từ hoặc ghi nhận giao dịch không đúng thực tế.

Rủi ro: loại trừ chi phí lãi vay nếu góp vốn ảo, sử dụng vốn vay không đúng mục đích. v.v…

Kế toán nên thực hiện:

• Kiểm kê quỹ và đối chiếu với sổ quỹ, số dư tài khoản 111.
• Kiểm tra chứng từ thu, chi và các khoản tiền chưa ghi nhận.
• Xác định nguyên nhân chênh lệch, trách nhiệm xử lý và hồ sơ liên quan.
• Điều chỉnh theo thực tế, tránh lập thêm nghiệp vụ chỉ để giảm số dư trên sổ.
• v.v…

2. Tiền chậm nộp thuế được tính theo mức 0,03% mỗi ngày

Thuật ngữ pháp lý là tiền chậm nộp thuế, thường được gọi là “lãi chậm nộp thuế”. Mức tính là 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

Thời gian tính liên tục từ ngày tiếp theo ngày hết hạn nộp thuế đến ngày liền trước ngày nộp tiền vào ngân sách nhà nước, bao gồm cả ngày nghỉ trong khoảng chậm nộp.

Công thức:

Tiền chậm nộp = Số tiền thuế chậm nộp × 0,03% × Số ngày chậm nộp.

Ví dụ: Giả sử hạn nộp hợp lệ là ngày 02/11/2026, số thuế còn phải nộp là 100 triệu đồng và doanh nghiệp nộp ngày 06/11/2026.

Thời gian chậm nộp là 3 ngày, từ ngày 03/11 đến hết ngày 05/11:

100.000.000 × 0,03% × 3 = 90.000 đồng.

Khi tính, cần xác định đúng hạn nộp sau gia hạn, nếu có, và các trường hợp được miễn hoặc không tính tiền chậm nộp.

3. Chuyển tiền mặt tồn ảo sang TK 141 không giải quyết được bản chất

Tài khoản 141 dùng để theo dõi khoản tạm ứng cho người lao động và việc thanh toán tạm ứng. Khoản tạm ứng cần được theo dõi theo từng người, từng lần và có hồ sơ phù hợp.

Bút toán Nợ TK 141/Có TK 111 chỉ phù hợp khi thực tế có nghiệp vụ chi tiền mặt tạm ứng. Nếu không có giao dịch thật, việc chuyển số dư chỉ làm thay đổi tài khoản phản ánh, không khắc phục sai lệch.

Để quản lý tạm ứng, kế toán nên:

• Xác định rõ người nhận, mục đích và thời hạn thanh toán.
• Đối chiếu số dư với từng người nhận tạm ứng.
• Thu thập hồ sơ hoàn ứng khi công việc hoàn thành.
• Yêu cầu hoàn trả khoản tiền chưa sử dụng theo quy định của doanh nghiệp.

Tạm ứng tồn lâu không mặc nhiên là sai phạm, nhưng doanh nghiệp cần giải thích được lý do, tình trạng sử dụng tiền và khả năng thu hồi.

4. Lương KPI: Tách điều kiện chi phí được trừ và căn cứ đóng BHXH

Được trừ khi tính thuế TNDN và không tính đóng BHXH là hai vấn đề khác nhau. Khoản lương được tính vào chi phí được trừ vẫn có thể thuộc căn cứ đóng BHXH.

Về hồ sơ thuế, doanh nghiệp cần quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng hoặc cách tính KPI trong hồ sơ lao động, quy chế phù hợp; đồng thời có tài liệu chứng minh kết quả và việc chi trả.

Bộ hồ sơ thực hành nên gồm:

• Quy chế KPI với tiêu chí, công thức và thẩm quyền phê duyệt rõ ràng.
• Bảng đánh giá kết quả của từng người lao động.
• Dữ liệu kiểm chứng như doanh số, sản lượng, biên bản nghiệm thu hoặc báo cáo công việc.
• Bảng tính lương, phê duyệt chi trả và chứng từ thanh toán đúng quy định.

Doanh nghiệp còn phải đáp ứng các điều kiện chung về chi phí được trừ. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Về BHXH, cần xem khoản KPI có thực sự phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng công việc hay không. Khoản mang tên KPI nhưng được thỏa thuận và trả cố định, thường xuyên, ổn định có thể phải tính đóng BHXH.

5. Phụ cấp xăng xe trả bằng tiền hằng tháng thường thuộc thu nhập chịu thuế TNCN

Khoản phụ cấp xăng xe doanh nghiệp trả cho người lao động để hỗ trợ đi lại cá nhân, đi làm hằng tháng thuộc thu nhập chịu thuế TNCN.

Cần phân biệt khoản này với tiền thanh toán chi phí đi lại phục vụ công việc hoặc công tác phí đáp ứng điều kiện theo quy định. Không nên chỉ căn cứ vào tên “xăng xe” hay tần suất thanh toán để xác định nghĩa vụ thuế.

Ví dụ:

• Công ty hỗ trợ mỗi nhân viên 500.000 đồng/tháng tiền xăng đi làm: cộng khoản này vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Nhân viên ứng tiền xăng thực hiện chuyến công tác cho công ty: xem xét hồ sơ và bản chất khoản chi theo chế độ công tác phí.

Theo dõi Kế Toán Sáng Nguyễn để tiếp tục chuỗi 30 ngày chia sẻ lưu ý kế toán thuế và những tình huống thực hành dành cho kế toán doanh nghiệp.

Sáng Nguyễn
Còn tiếp.

Nếu các em đang muốn học nâng cao kiến thức kế toán thì kết bạn zalo số 0386599999 của thầy nhé. Khi kết bạn nhắn tin “Em muốn học kế toán”