Quy trình Doanh thu và Thu tiền tại Nhà hàng

Giới thiệu

Trong hoạt động kinh doanh nhà hàng, việc quản lý doanh thu và quy trình thu tiền giữ vai trò then chốt, không chỉ đảm bảo dòng tiền ổn định mà còn tăng cường tính minh bạch, tránh thất thoát, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Một quy trình chặt chẽ, khoa học sẽ giúp nhà hàng vận hành trơn tru, kiểm soát tốt các khoản thu chi và xây dựng lòng tin với khách hàng cũng như bảo vệ phẩm chất người lao động

1. Tiếp nhận khách hàng và ghi nhận đơn hàng

• Khi khách bước vào nhà hàng, nhân viên phục vụ (hoặc lễ tân) chào hỏi, sắp xếp chỗ ngồi.
• Nhân viên đưa thực đơn cho khách, giới thiệu các món ăn đặc biệt (nếu có) và giải đáp thắc mắc về món ăn, đồ uống.
• Sau khi khách chọn món, nhân viên ghi nhận chi tiết đơn hàng, bao gồm số lượng, loại món ăn/đồ uống, các lưu ý đặc biệt (nếu có: không cay, thêm đá, v.v.).
• Đơn hàng được nhập vào hệ thống quản lý bán hàng (POS) hoặc ghi rõ trên phiếu gọi món, đảm bảo thông tin khách hàng được lưu lại đầy đủ, rõ ràng.

2. Chuyển đơn cho bộ phận bếp/pha chế

• Nhân viên phục vụ chuyển đơn đến bếp/pha chế thông qua hệ thống POS, máy in phiếu hoặc trực tiếp thông báo nếu quy mô nhỏ.
• Order phải được chuyển đúng, đủ, tránh nhầm lẫn món ăn, khẩu vị khách hàng.
• Bếp/pha chế xác nhận đã nhận đơn, bắt đầu chế biến và báo lại thời gian dự kiến hoàn thành cho nhân viên phục vụ.

3. Phục vụ món và xác nhận lại với khách

• Sau khi món ăn/đồ uống được chuẩn bị xong, nhân viên phục vụ kiểm tra lại (về số lượng, chất lượng, trang trí) trước khi mang ra cho khách.
• Mang đúng món tới đúng bàn, xác nhận lại với khách hàng về tên món, số lượng, các lưu ý đặc biệt.
• Quan sát phản ứng của khách, sẵn sàng hỗ trợ nếu khách có nhu cầu bổ sung, thay đổi món ăn hoặc phát sinh thêm đơn hàng.

4. Ghi nhận phát sinh trong quá trình phục vụ

• Nếu khách gọi thêm món, nhân viên tiếp tục ghi nhận, nhập vào hệ thống hoặc cập nhật phiếu gọi món cũ.
• Mọi phát sinh ngoài đơn hàng ban đầu đều phải được lưu trữ đầy đủ, tránh thất thoát hoặc tính thiếu cho khách.
• Nhân viên nên xác nhận lại với khách các khoản phát sinh trước khi kết thúc bữa ăn.

5. Lập hóa đơn và thông báo số tiền thanh toán

• Khi khách kết thúc bữa ăn, in bill nháp, xác nhận lại thông tin trên đơn hàng để lập hóa đơn cuối cùng.
• Hóa đơn được in ra từ hệ thống POS (hoặc viết tay nếu nhà hàng chưa có hệ thống), liệt kê rõ ràng từng món ăn/đồ uống, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, thuế VAT (nếu có), phí phục vụ (nếu có).
• Nhân viên kiểm tra lần cuối cùng hóa đơn để tránh sai sót, sau đó mang hóa đơn đến cho khách xem xét.
• Giải thích rõ các khoản mục trên hóa đơn nếu khách có thắc mắc.

6. Quy trình thu tiền

• Nhân viên hỏi khách về phương thức thanh toán: tiền mặt, thẻ ngân hàng, chuyển khoản, ví điện tử, v.v.
• Nếu thanh toán tiền mặt: Nhận tiền, đếm và xác nhận lại số tiền với khách. Nếu khách đưa dư, tiến hành trả lại tiền thừa kèm hóa đơn thanh toán.
• Nếu thanh toán qua thẻ: Hướng dẫn khách thao tác, đưa máy POS cho khách xác thực, in hóa đơn thanh toán thẻ và lưu trữ một bản theo quy định.
• Nếu khách yêu cầu xuất hóa đơn VAT: Thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn điện tử, điền đầy đủ thông tin, gửi khách qua email
• Đối với chuyển khoản/ ví điện tử: Kiểm tra xác thực giao dịch thành công trước khi xác nhận hoàn tất thanh toán.
• Luôn giữ thái độ lịch sự, cảm ơn khách sau khi nhận tiền và trả lại hóa đơn, tiền thừa (nếu có).

7. Cập nhật doanh thu vào hệ thống

• Sau mỗi giao dịch, nhân viên phải cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống quản lý doanh thu hoặc nhật ký thu ngân.
• Đối chiếu số tiền thực tế thu được với hóa đơn đã xuất.
• Cuối ca/ cuối ngày, nhân viên tổng hợp toàn bộ doanh thu, kiểm tra tiền mặt tồn quỹ, báo cáo cho quản lý và nộp lại số tiền theo đúng quy định.
• Phát hiện chênh lệch (thừa/thiếu) cần lập biên bản, báo cáo ngay cho quản lý để kiểm tra và xử lý kịp thời.

8. Đối chiếu, báo cáo và lưu trữ

• Cuối ngày, bộ phận kế toán/thu ngân đối chiếu số liệu doanh thu thực tế với báo cáo từ hệ thống POS/nhật ký ghi tay.
• Lập báo cáo doanh thu chi tiết, bao gồm doanh thu theo từng phương thức thanh toán, từng nhóm hàng hóa, suất ăn, v.v.
• Lưu trữ hóa đơn, chứng từ, biên bản theo quy định của nhà hàng và pháp luật hiện hành.
• Gửi báo cáo tổng hợp cuối ngày cho ban giám đốc hoặc người phụ trách.

9. Kiểm tra và đánh giá quy trình

• Định kỳ, nhà hàng nên tổ chức kiểm tra lại toàn bộ quy trình doanh thu và thu tiền để phát hiện bất cập, điểm yếu, rủi ro thất thoát.
• Huấn luyện lại nhân viên về kỹ năng ghi nhận, cập nhật, đối chiếu doanh thu và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thu tiền.
• Ứng dụng công nghệ mới vào quản lý (hệ thống POS, phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, v.v.) để nâng cao hiệu quả, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

10. Một số lưu ý quan trọng

• Luôn bảo mật thông tin khách hàng và thông tin giao dịch tài chính.
• Tránh để tiền mặt trong khu vực phục vụ hoặc khu vực dễ bị tiếp cận; nộp tiền về két an toàn định kỳ.
• Giao tiếp với khách hàng lịch sự, minh bạch, sẵn sàng giải thích mọi thắc mắc liên quan đến hóa đơn, giá cả.
• Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường trong thu tiền (tiền giả, chuyển khoản chưa xác thực, v.v.), cần báo cáo ngay cho quản lý hoặc bộ phận an ninh.

Kết luận

Một quy trình doanh thu và thu tiền khoa học, chặt chẽ không chỉ giúp nhà hàng vận hành hiệu quả mà còn xây dựng uy tín trong mắt khách hàng và đối tác. Việc tuân thủ các bước, kiểm soát tốt từng khâu từ tiếp nhận khách hàng đến đối chiếu, lưu trữ chứng từ, sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của nhà hàng trong môi trường cạnh tranh ngày càng cao.

Sáng Nguyễn

Học kế toán nhà hàng kết bạn zalo thầy 03865.99999. Khi kết bạn nhắn tin “Em muốn học kế toán”.

Facebook: https://web.facebook.com/sangnguyendaotaoketoanonline/

Nhóm Review kế toán Sáng Nguyễn: https://web.facebook.com/groups/193695153272646