Không đóng bảo hiểm thì chi phí lương có bị loại trừ không?

Không đóng bảo hiểm thì chi phí lương có bị loại trừ không?

Trong quá trình làm kế toán thuế, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp – thường đặt câu hỏi:

Không đóng bảo hiểm thì chi phí lương có bị loại trừ khi tính thuế TNDN không?

Đây là một vấn đề rất dễ hiểu sai, dẫn đến loại sai chi phí, hoặc chủ quan không tuân thủ nghĩa vụ bảo hiểm, tiềm ẩn rủi ro lớn khi quyết toán thuế và kiểm tra bảo hiểm.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng – làm đúng – tránh rủi ro.

1. Chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN cần điều kiện gì?

Theo quy định của Luật Thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn (Luật thuế TNDN 67/2025/QH15 , Nghị định 320 /2025/NĐ-CP ), chi phí tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ 4 điều kiện:

Điều kiện 1: Có hợp đồng lao động, giao kết khác hợp pháp

• Hợp đồng lao động/ giao kết khác đúng quy định
• Phù hợp với thực tế làm việc

Điều kiện 2: Có chứng từ thanh toán hợp lệ

• Bảng lương, bảng chấm công
• Phiếu chi / Ủy nhiệm chi

 Điều kiện 3: Khoản chi phục vụ hoạt động SXKD

• Người lao động thực sự làm việc
• Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Lưu ý quan trọng:
Luật thuế KHÔNG quy định điều kiện “phải đóng bảo hiểm thì mới được tính chi phí lương”.

Điều kiện 4: Không nằm trong các trường hợp loại trừ cụ thể theo Luật thuế TNDN 67/2025/QH15 , Nghị định 320 /2025/NĐ-CP

Chi tiết xem bên dưới nhé

2. Không đóng bảo hiểm thì chi phí lương có bị loại trừ không?

Câu trả lời ngắn gọn, chính xác:

KHÔNG.

Không đóng bảo hiểm KHÔNG đồng nghĩa với việc chi phí lương bị loại trừ khi tính thuế TNDN.

Cần hiểu rõ bản chất để tránh nhầm lẫn.

3. Phân tích đúng bản chất giữa THUẾ và BẢO HIỂM

 Thuế TNDN

• Do cơ quan thuế quản lý
• Xem xét tính hợp lý – hợp lệ – hợp pháp của chi phí
• Không có quy định loại chi phí lương chỉ vì chưa đóng bảo hiểm

 Bảo hiểm xã hội

• Do cơ quan BHXH quản lý
• Là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Lao động & Luật BHXH
• Vi phạm sẽ bị:
  • Truy thu bảo hiểm
  • Phạt hành chính
  • Tính lãi chậm nộp
  • ….

Hai hệ thống KHÁC NHAU, không được đánh đồng.

4. Khi nào chi phí lương có thể bị loại?

Theo Nghị định 320

Chi phí lương vẫn có thể bị loại, nhưng KHÔNG phải vì không đóng bảo hiểm, mà do các nguyên nhân sau:

Không có hợp đồng lao động, hoặc giao kết khác

Không có chứng từ chi lương, chi thù lao….

Lương ghi nhận nhưng không thực trả

Người lao động không có thật

Lương trả cho người không tham gia SXKD

Ngoài ra có các nội dung cụ thể như sau theo Nghị định 320 (Khoản 8 điều 10)

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

b1) Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

b2) Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

b3) Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp;

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau;

d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh;”

Trong các trường hợp này, thuế sẽ loại chi phí lương, kể cả có hay không có bảo hiểm.

5. Rủi ro thực tế khi không đóng bảo hiểm dù chi phí lương vẫn được trừ

Dù chi phí lương không bị loại, nhưng doanh nghiệp vẫn đối mặt rủi ro rất lớn:

– Bị truy thu bảo hiểm nhiều năm

– Bị phạt hành chính theo Luật BHXH

– Bị thanh tra lao động

– Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

– Tranh chấp lao động, khiếu kiện

Trong nhiều trường hợp, số tiền truy thu + phạt BHXH còn lớn hơn cả số thuế tiết kiệm được.

6. Kết luận: Hiểu đúng để làm đúng

• Không đóng bảo hiểm KHÔNG làm chi phí lương bị loại khi tính thuế TNDN
• Thuế và bảo hiểm là hai mảng quản lý khác nhau
• Chi phí lương chỉ bị loại khi không đủ hồ sơ – chứng từ – tính thực tế
• Không đóng bảo hiểm vẫn là hành vi vi phạm pháp luật lao động

Là kế toán, đừng đánh đồng “không đóng bảo hiểm” với “chi phí không được trừ” – hiểu sai là sai ngay từ tư duy gốc.

7. Gợi ý cho doanh nghiệp & kế toán

• Ký hợp đồng lao động đầy đủ
• Thực hiện nghĩa vụ BHXH đúng quy định
• Chủ động rà soát chi phí lương trước quyết toán
• Đừng “né bảo hiểm” bằng tư duy sai luật

Sáng Nguyễn